Wanneer je je eerste publicatie schrijft, weet je misschien niet hoeveel moeite het kost om je referentielijst op te maken in de stijl van het tijdschrift. Elk tijdschrift heeft zijn eigen vereisten, zoals: cursief gedrukte titels, vetgedrukte namen van tijdschriften, namen van tijdschriften afgekort of juist volledig, en het aantal auteurs dat je moet vermelden als er meer dan 5 of 7 of 10 zijn. Afgezien van de juiste opmaak van de referenties in de referentielijst, moeten de referenties ook de juiste opmaak in de tekst hebben. Dit komt meestal neer op de naam van de eerste auteur en het jaar van publicatie, of alleen een nummer. Bovendien moet je ervoor zorgen dat de referenties in de juiste volgorde in de referentielijst verschijnen, die alfabetisch of in volgorde van weergave kan zijn.

Logos van software voor het beheer van je referenties
Logos van diverse programmas voor het beheer van je referenties

Als je eenmaal het proces van het indienen van een manuscript voor publicatie hebt doorlopen en een afwijzing hebt ontvangen (het merendeel van de manuscripten wordt de eerste keer afgewezen), moet je de opmaak van je referenties veranderen zodat deze overeenkomt met de stijl van het volgende tijdschrift. Een programma om je referenties te beheren maakt je leven dan een stuk eenvoudiger, met één druk op de knop zijn je referenties allemaal correct opgemaakt in zowel de tekst als in de referentielijst, en staan ​​ze allemaal in de juiste volgorde. Je hoeft geen uren te verspillen aan de opmaak en je loopt niet het risico dat een deel van de referenties niet klopt of ontbreekt. Wanneer je software voor het beheer van je referenties begint te gebruiken op de dag dat je met je onderzoek begint, zal het een koud kunstje zijn om referenties aan al je manuscripten snel en correct toe te voegen. En niet onbelangrijk: ook wanneer je niet bezig bent met het schrijven van een manuscript zijn de artikelen die je gelezen hebt makkelijk terug te vinden in je database, bijvoorbeeld met behulp van (zelfgekozen) trefwoorden.

Kiezen van software voor het beheren van referenties

Om je te helpen bij het kiezen van software voor het beheren van referenties die voor jou geschikt is, zijn er veel vergelijkende websites. De meest uitgebreide is waarschijnlijk een Wikipedia pagina die zo´n  30 opties vergelijkt op basis van verschillende criteria. Als je een student of niet-professionele gebruiker bent, en op zoek bent naar gratis software, zijn Mendeley, Bibme of Zotero prima opties. Houd er rekening mee dat de gratis programma’s mogelijk een beperkt aantal tijdschriftstijlen beschikbaar hebben of een beperkt aantal referenties kunnen opslaan. Ik probeerde Mendeley op verzoek van een klant en vond het gemakkelijk te gebruiken. Mendeley liet me verschillende tijdschriftstijlen downloaden en ik kon de database online delen met de klant.

Als je bij een onderzoeksinstituut werkt, levert het instituut meestal de software voor een van de commerciële programma’s zoals Endnote of RefWorks, of je kunt ze aanschaffen met korting. De eerste commercieel beschikbare software op dit gebied, Reference Manager, is helaas onlangs opgekocht door de concurrent  en wordt niet langer ondersteund. Een bestaande Reference Manager-database kan echter eenvoudig worden geïmporteerd in een ander programma, zoals Endnote. De commerciële programma’s hebben duizenden stijlen beschikbaar, maken het delen van de referentiedatabase met je collega’s mogelijk zodat je samen aan een publicatie kunt werken, en hebben vele andere nuttige functies. Omdat er niet één superieur programma is, hangt de keuze van de software af van je wensen, voorkeur, en budget. Ze hebben één functie gemeen: ze zullen je allemaal veel tijd besparen.

Hulp nodig? Ik kan je misschien van dienst zijn, kijk hier.

Kijk hier voor mijn andere Nederlandstalige blogs