Wanneer je een rapport of verslag moet maken met een goede opmaak kan je vaak wel wat tips gebruiken. Hoe maak je bijvoorbeeld automatisch een inhoudsopgave of een ‘Table of Tables’? En hoe zorg je dat de verwijzingen naar je tabellen en figuren altijd kloppen in je tekst? Ik heb een aantal tips en trucs in deze blog gezet om je te helpen.
Veel onderwijsinstellingen eisen dat verslagen in bijvoorbeeld APA of Chicago stijl worden aangeleverd. Ik ga hier niet in op de details van die stijlen, daar zijn hele boeken over geschreven en websites aan gewijd, maar ik laat je wel zien hoe je in Word de opmaak aanpast zodat je je verslag of rapport aan deze stijlen kunt aanpassen. Je kunt hier de details voor de APA stijl en Chicago stijl vinden.
Omdat mijn Word versie in het Engels is zal ik hier de Engelse termen gebruiken voor alle opties en keuzemogelijkheden. Ik ga ervan uit dat je wel uit kunt vinden wat de Nederlandse termen zijn als jij met een Nederlandse versie van Word werkt. Ik voeg veel plaatjes toe zodat je kunt zien hoe het eruit ziet.
Automatisch aanmaken van een Inhoudsopgave
Als je wilt dat Word automatisch een Inhoudsopgave maakt van je document dan moet je eerst aangeven in je document wat de koppen (‘Headings’) zijn waarvan je wilt dat ze in je inhoudsopgave verschijnen. Dit doe je door telkens wanneer je een kop hebt (Introductie, Materiaal en Methoden, Resultaten, Hoofdstuk 1, enz) deze te selecteren en dan in de tab ‘Home’ in de styles-box aan te klikken: ‘Heading 1’. Zie plaatje 1 hieronder.
Als je naast de belangrijkste Koppen ook subkopjes wilt gebruiken dan kies je daarvoor ‘Heading 2’ in de styles-box, en zo verder. Het font en de lettergrootte worden nu ook automatisch aangepast maar je kan de opmaak later altijd nog naar jouw smaak veranderen.
Wanneer je eenmaal een aantal koppen en kopjes hebt gedefinieerd dan ga je naar de plek waar je de Inhoudsopgave wilt hebben, meestal is dat een of twee paginas na je titelpagina. Zet de cursor op de juiste plek. Ga dan naar de tab ‘References’ en klik daar op de ‘Table of Contents’ button en kies een stijl voor je inhoudsopgave. Je inhoudsopgave verschijnt nu automatisch. Als je later nog meer koppen en kopjes definieert dan kan je de Inhoudsopgave updaten door ofwel nogmaals in de tab ‘References’ op ‘Table of Contents’ te klikken, ofwel ergens in je inhoudsopgave te klikken. Er verschijnt dan een tabje bovenaan je Inhoudsopgave (zie Plaatje 2 hieronder). Klik daar op ‘Update Table’ en je krijgt dan twee opties: de bovenste update alleen paginanummers (kan je kiezen als je geen nieuwe kopjes hebt toegevoegd) de ander update de hele inhoudsopgave (ik kies altijd deze laatste).
Extra tip: Wanneer je eenmaal een aantal koppen hebt aangemaakt ga dan naar de tab ‘View’ en vink het hokje ‘Navigation pane’ aan. Nu zie je links in beeld een overzicht van al je kopjes. Dit is heel erg handig om snel van het ene hoofdstuk naar het andere hoofdstuk te gaan.
Opmaak Tabel nummers en ‘Table of Tables’
Een ‘Table of Tables’ maken lijkt een heel gedoe maar het is eigenlijk best simpel wanneer je eenmaal weet hoe het moet. Maak eerst je Tabel in Word met behulp van ‘Insert’ en dan ‘Table’ (dit doe je NIET door een foto te maken van een Tabel in Excel!). Als je nu met je cursor over je tabel gaat verschijnt er linksboven je tabel een vierkantje met vier pijltjes (zie plaatje 3).
Klik rechts, en kies ‘Insert Caption’ in het menuutje dat verschijnt. Kies bij Label dan Table (zie plaatje hieronder), en daaronder bij Position of je de titel van de tabel boven (voor meeste journals) of onder (APA stijl) de tabel wilt hebben. In het Caption veld kan je ook meteen de titel van je tabel schrijven, maar dat kan je ook later in je document doen. Alternatief: Je kunt de Caption ook toevoegen door met je cursor voor je tabel te gaan staan en dan in de tab ‘References’ te klikken op ‘Insert Caption’, je krijgt dan precies hetzelfde menuutje te zien (zie plaatje 4). Je kunt het font en de lettergrootte uiteraard nog aanpassen als je wilt, net als bij elke andere tekst.
Word maakt automatisch het juiste tabel nummer aan, ook als je een nieuwe tabel invoegt tussen bestaande tabellen. Alle tabellen worden dan automatisch correct genummerd. Let op: Als je de volgorde van tabellen veranderd in je document worden de tabellen niet automatisch correct genummerd. Je moet dan met rechts klikken op het tabel nummer en selecteren: ‘Update Field’
Ga nu naar de pagina waar je de Table of Tables wilt hebben. Klik dan in de tab ‘References’ op ‘Insert Table of Figures’. Bij de opties moet je dan Tabel kiezen bij ‘Caption Label’ en vervolgens ok. De Table of Tables verschijnt nu met het correct paginanummer erbij voor elke tabel. Je kunt de Tabel updaten door in de tab ‘References’ nogmaals op ‘Insert Table of Figures’ te klikken. Alternatief: je kan rechtsklikken in de Table of Tables zelf en dan ‘Update Field’ selecteren.
Extra tip: In de footnote onder de tabel moet je alle afkortingen die je in de tabel gebruikt uitschrijven (MBI, body mass index; N, number; enz). En alle andere informatie vermelden die nodig is om de tabel te begrijpen. Vergeet niet naar elke tabel in de tekst te refereren: blablabla (Table 1).
Opmaak Figuur nummers en ‘Table of Figures’
Het maken van een ‘Table of Figures’ gaat eigenlijk hetzelfde als het maken van de ‘Table of Tables’. Voor de APA stijl zet je de titel van de Figuur onder de figuur. Voor journals zet je de titels en de legends van alle figuren meestal op een aparte pagina, je zet dan alleen ‘Figure 1’ boven je figuur.
Extra tip: Zet in de legenda van de figuur hoe de data is gegenereerd, wat de assen aangeven, hoeveel samples je hebt gebruikt, enz. en schrijf afkortingen uit. Vergeet weer niet naar elke figuur minimaal 1x te verwijzen in je tekst.
Automatische verwijzing naar de juiste Tabel in je tekst
Als je er zeker van wilt zijn dat je referentie naar een bepaalde Tabel altijd klopt, ook als je later blokken tekst of tabellen verplaatst in je document, maak dan een ‘Cross-Reference’ aan. Zet je cursor daar waar je een link wilt naar je Tabel. Klik dan bovenaan de pagina op de tab ‘Insert’, en vervolgens op de optie: ‘Cross Reference’ (zie plaatje 5)
Je krijgt nu onderstaand menuutje te zien (plaatje 6). Wanneer je als Reference type ‘Table’ kiest dan verschijnt daar een lijst met alle Tabellen die je eerder had gedefinieerd. Kies nu bij ‘Insert reference to’: Only label and Number. Je ziet in het schermpje eronder de Tablellen staan met de volledige titels. Kies de juiste Tabel waaraan je hier wil refereren en klik Insert.
Invoegen en opmaken referenties
Vanaf de dag dat je onderzoek gaat doen kan je het beste een reference manager programma gebruiken. Ik heb eerder een blog over reference manager programmas geschreven, kijk daar even wat ik bedoel. Wanneer je een reference manger hebt geïnstalleerd zou er in Word een tab moeten verschijnen naar dit programma. Zo niet stel dit dan in via: File > Customize ribbon > etc
Selecteer de stijl die je wilt gebruiken in de Style box en klik ‘Insert Citation’ om de juiste referentie te zoeken in je reference manager. Note: je moet de referenties wel eerst in je reference manager gezet hebben 😉. Veel van de features wijzen zich vanzelf. Zet ‘Instant Formatting is On’ en je bibliografie verschijnt automatisch onder aan je document. Je kunt die bibliografie binnen je document verplaatsen als je wilt (bijvoorbeeld voor de tabellen en figuren in een artikel voor een journal). Je kunt de opmaak van de referenties veranderen in de Reference Manager zelf (In Endnote bijvoorbeeld via Edit> Output Styles) en je nieuwe Output Style onder een andere naam bewaren als je wilt.
Extra tip: Als je de referenties zowel in je voetnoot onderaan je pagina als in je bibliografie moet zetten (zoals voor Chicago stijl): Ga dan naar de tab ‘References’ en klik op ‘Insert footnote’. Ga vervolgens naar de tab ‘EndNote’ en klik op ‘Insert Citation’ en selecteer de citatie die je toe wilt voegen.
Opmaak paginanummers
Om verschillende paginanummers te krijgen op de Titelpagina, bij de Inhoudsopgave, en de rest van het Document kan je het volgende doen: Zorg eerst dat de drie secties als aparte secties gedefinieerd zijn. Gebruik hiervoor: Layout> Breaks> Section Breaks > Next page bij het begin van elke nieuwe sectie. Dit werkt het beste door je cursor te zetten voor het eerste karakter dat je in de nieuwe sectie wilt hebben. Klik dan een paar maal backspace zodat de tekst naar de vorige pagina verschuift. Voeg dan de ‘Section Break’ in.
Ga daarna naar de sectie van het manuscript waar je de paginanummers wilt hebben. Kies: Insert> Page Number > Format Page Number en kies bijvoorbeeld 1,2,3 voor het Document zelf, en bijvoorbeeld i,ii,iii voor de Inhoudsopgave. Haal telkens het vinkje weg bij ‘Continue from Previous Section’.
Als je alleen de Titelpagina zonder paginanummers wilt maak dan eerst gewoon de paginanummers aan (met: Insert > Page numbers en kies dan de stijl en plek die je wilt). Klik vervolgens op de footer (klik onderaan de pagina) of header afhankelijk van waar je de paginanummers had gekozen. Nu verschijnt de tab ‘Header & Footer tools’ in het blauwe lint bovenaan de pagina, klik op ‘Different First Page’. Het paginanummer verdwijnt nu automatisch op de eerste pagina.
Recente reacties